Automatiserad incheckning för semesterboenden: Berättelsen om Auszeit

För familjen Hartmann är värdskap mer än en affärsverksamhet – det är en passion. Med bas i Friedrichshafen grundade de Auszeit Apartments för att ge gästerna ett “hem borta från hemmet”, där modern design möter standarden hos ett förstklassigt boende.

“Att vara värd är att leva sin passion. Vi vill att våra gäster ska känna friheten i ett semesterboende och samtidigt få kvaliteten av en stilren, modern vistelse. Den friheten börjar i samma ögonblick de anländer.”

Utmaningen: 24/7-samordning som blev en flaskhals

När portföljen växte blev den manuella logistiken kring gästankomster på flera olika adresser det största hindret för skalbar tillväxt.

• Krav på 24/7-service: Dagens gäster förväntar sig smidig incheckning oavsett ankomsttid, vilket skapade en ohållbar arbetsbelastning för teamet.
• Logistisk komplexitet: Att synkronisera gästernas resplaner med manuell nyckelutlämning blev en logistisk mardröm.
• Hinder med mekaniska nycklar: Många boenden ligger i fastigheter där regler eller bostadsrättsföreningar förhindrar installation av elektroniska lås. Mekaniska nycklar är enda alternativet – vilket utesluter vanliga smarta lås.

“Vi har fantastiska lägenheter, men logistiken var övermäktig. Vi satt fast: vi ville ha moderna 24/7-incheckningar, men var bundna till traditionella nycklar som vi inte kunde byta ut. Vi behövde en bro mellan den digitala bokningen och den fysiska dörren.”

Lösningen: Professionell automation och lokal expertis

Markus Hartmann sökte en professionell lösning som kunde hantera mekaniska nycklar och samtidigt matcha deras höga kvalitetskrav. Sökandet ledde till LivionKey30 Outdoor, en robust enhet konstruerad för att automatisera nyckelhantering i krävande miljöer.

För att säkerställa en felfri implementering kopplade Livion ihop Markus med en certifierad regional partner. Detta gav familjen Hartmann en kombination av nordisk teknologi och lokal expertis – en komplett “nyckelfärdig” lösning.

Det automatiserade flödet: En sömlös helhet

Genom att integrera finsk hårdvara med digitala bokningskanaler ersatte Hartmanns den manuella koordineringen med ett 100 % automatiserat kretslopp:

1. Automatisk bokningssynkronisering: När en gäst bokar via Airbnb eller Booking.com flödar informationen direkt in i deras Property Management System (PMS).
2. Den digitala bron: Livions API initierar PMS:et att generera en unik åtkomstkod, vilket skapar ett helt kontaktfritt dataflöde från bokning till nyckelautomat.
3. 24/7 självservice vid ankomst: Gäster anländer när det passar dem – dag eller natt. Med sin PIN-kod hämtar de sina mekaniska nycklar direkt från LivionKey30 Outdoor.
4. Effektivare gästbyten: När nyckeln återlämnas får personalen en omedelbar notis. Städteamet kan börja arbeta direkt, vilket minimerar dödtid och maximerar beläggningen.

Varför fastighetsförvaltare väljer Livion

För professionella aktörer är Livion den avgörande länken mellan digitala bokningar och fysisk åtkomst. Här är varför ekosystemet är förstahandsvalet:

• Hantering av mekaniska nycklar: Möjliggör 100 % digital incheckning även i fastigheter med traditionella lås – utan kostsamma hårdvaruinstallationer på varje dörr.
• Agil mjukvaruintegration: PMS:et är hjärtat i er verksamhet. Vårt team bygger snabba, säkra integrationer till er programvara så att data flödar utan manuella handgrepp.
• Finsk ingenjörskonst: Hårdvaran är byggd enligt nordiska krav på säkerhet och hållbarhet för drift dygnet runt, med stöd från ett växande nätverk av lokala experter.
• Operativ överblick: Notiser i realtid minskar ställtiden mellan bokningar, optimerar städscheman och förbättrar den totala lönsamheten.

“Livion gav oss inte bara en nyckelbox – de gav oss ett sätt att automatisera hela vår ankomst- och avreseprocess. Vi kan nu hantera gästflöden dygnet runt, utan att tappa den personliga värmen i vårt värdskap.”